Veel mensen zijn slecht in organiseren, oriënteren en/of overzicht houden. Hierdoor ontstaat onzekerheid, chaos en negatieve spanning. Niet alleen voor henzelf, maar ook voor hun omgeving. Je kunt je wellicht voorstellen dat ongeorganiseerdheid verregaande problemen met zich mee kan brengen. Daarom hierbij 5 tips voor rust, orde en zekerheid; kortom: een georganiseerd bestaan…
1. Stel prioriteiten
Stel aan het begin van iedere dag een prioriteitenlijstje op. Neem hierin niet alleen werk-gerelateerde prioriteiten op, maar ook privézaken. Volg je prioriteitenlijst. Mocht er onverwacht iets tussendoor komen, verleg dan niet direct je aandacht, maar verwerk deze nieuwe activiteiten ook in je prioriteitenlijst. Als iemand iets aan je vraagt, wees dan niet bang om te zeggen dat je momenteel met andere dingen bezig bent. Zeg simpelweg dat je het opneemt in je planning en er later op de dag naar zal kijken.
2. Breng kleur aan
Chaotische mensen hebben over het algemeen moeite met administratieve werkzaamheden. Ze raken al snel het overzicht kwijt en vinden het moeilijk om een oplossing te vinden voor de ontstane chaos. Visuele hulpmiddelen kunnen je helpen! Breng kleur aan in alles wat je dient te onthouden. Plak gekleurde stickers op mappen, documenten en notities… Gebruik gekleurde boekenleggers in je agenda… En gebruik gekleurde stickers voor planningen.
3. Houd het simpel
Houd je organisatiemethode zo simpel en transparant mogelijk. Geen mappen in mappen in mappen. En geen talloze kasten en laatjes. Hoe ingewikkelder een systeem, des te meer er fout kan gaan.
4. MEMO
Gebruik het MEMO-principe als het op papierwerk aankomt. MEMO staat voor ‘Maar Een Keer Oppakken’. Dit betekent dat je post direct sorteert, bij de juiste persoon afgeeft of weggooit. Een geschreven stuk lees je direct door en beantwoord je meteen. Reageer ook direct op e-mails als ze belangrijk zijn, of gooi ze weg als dit niet het geval is. Zo voorkom je dat je stukken kwijtraakt en/of meerdere keren dient te lezen.
5. Doe nooit 2 dingen tegelijkertijd
Doe nooit – maar dan ook nooit – twee dingen tegelijkertijd. Als je je aandacht over meerdere taken verdeelt, zullen ze geen van alle optimaal worden uitgevoerd. Je zult uiteindelijk meer tijd aan je taken besteden, en het is dus efficiënter en effectiever om eerst een taak af te ronden voordat je de volgende koe bij de horens vat.
Heb jij aanvullende tips voor wat betreft organiseren, prioriteren en orde scheppen? Laat ze hieronder achter in een reactie!