We houden allemaal van een goed kerstfeest op het werk, ze zijn een geweldige manier om het jaar dat je team heeft gehad te vieren, maar het organiseren van een geslaagd kerstfeest op het werk kan stressvol zijn! Of je nu een eenvoudige aangelegenheid wilt met sandwiches en hapjes voor fijnproevers op kantoor, of van plan bent om alles uit de kast te halen en een grote indruk te maken, onze tips zullen je helpen om een stressvrij en geslaagd kerstfeest op het werk te plannen.
Vergeet niet dat het nooit te vroeg is om te beginnen met het plannen van je kerstfeest op kantoor, dus kom alvast in de feeststemming en begin met het plannen van je eindejaarsfeest met onze stap-voor-stap gids.
1. Dresscode
Wanneer je van plan bent om een geslaagd kerstfeest op het werk te organiseren, zijn er veel dingen waar je aan moet denken. Een van die belangrijke aspecten is de dresscode. Een feestelijke dresscode kan de sfeer en het plezier van het evenement aanzienlijk verhogen. Hier zijn enkele tips om ervoor te zorgen dat je team in stijl kan stralen tijdens het kerstfeest.
1. Communicatie is essentieel: Begin met het communiceren van de dresscode ruim van tevoren. Dit geeft je collega’s voldoende tijd om een outfit te plannen en te kopen als dat nodig is. Vermeld in de uitnodiging of aankondiging duidelijk wat de dresscode is. Over het algemeen kun je voor een kerstfeest op het werk denken aan “feestelijk” of “cocktail”. Dit betekent dat mannen kunnen kiezen voor een net pak of een mooie blazer met een das, terwijl vrouwen kunnen gaan voor een feestelijke kerstjurk of een chique broekpak.
2. Accessoires en details: Het zijn vaak de kleine details die het verschil maken. Denk aan feestelijke accessoires, zoals glinsterende sieraden, stropdassen met kerstmotieven, of zelfs een kerstmuts. Deze kleine toevoegingen kunnen een feestelijke toets geven aan elke outfit.
3. Comfort is belangrijk: Terwijl stijlvolle kleding belangrijk is, moet comfort niet worden vergeten. Zorg ervoor dat de dresscode niet te strikt is, zodat je collega’s zich op hun gemak voelen. Niemand wil de hele avond aan een strakke stropdas trekken of ongemakkelijke schoenen dragen.
4. Dress to impress: Een kerstfeest op het werk is een geweldige gelegenheid om indruk te maken. Het is een kans om te laten zien dat je professioneel, stijlvol en in staat bent om plezier te hebben. Zorg ervoor dat je outfit representatief is voor wie je bent en wat je wilt uitstralen.
5. Vergeet de dresscode niet te handhaven: Terwijl je wilt dat iedereen plezier heeft en er geweldig uitziet, is het belangrijk om de dresscode te handhaven. Als de dresscode ‘feestelijk’ is, kan dit verschillende interpretaties hebben. Sommigen kunnen kiezen voor een chique kerstjurk dames, terwijl anderen misschien meer informele feestkleding dragen. Zorg ervoor dat iedereen binnen de grenzen van de dresscode blijft.
2. De datum
Kerstmis is een drukke periode, de drukste van het jaar voor veel mensen als het gaat om sociale evenementen, dus de agenda’s lopen snel vol. Dat betekent dat je zo vroeg mogelijk een datum wilt prikken. Stuur potentiële opties rond op kantoor om een gevoel te krijgen voor de voorkeursdatum, de reacties zullen je ook een indicatie geven van de aantallen voor het evenement. Onthoud dat je het niet iedereen naar de zin kunt maken, dus het is meestal het beste om de ‘meerderheidsregels’ te hanteren bij het kiezen van een datum. Over het algemeen zijn donderdagen en vrijdagen het populairst, dus wees er vroeg bij om teleurstelling te voorkomen.
3. Budget
De grootte van je budget zal uiteindelijk een grote invloed hebben op het soort personeelskerstfeest dat je organiseert. Het bepaalt alles, van het eten en de drank tot het entertainment en de keuze van de locatie. Het is voor alle betrokken leveranciers erg handig als je een idee hebt van je budget voordat je offertes aanvraagt. Zoek uit hoeveel geld je te besteden hebt. Je moet dit zo vroeg mogelijk in het proces weten, zodat je niet iets totaal onrealistisch gaat plannen.
4. Save the dates, uitnodigingen en gastenaantallen
Voor een goede opkomst raden we aan om iedereen een ‘save the date’ e-mail te sturen zodra je een datum hebt geprikt. In dit stadium maakt het niet uit of je nog geen details weet over het feest, het is belangrijker om zoveel mogelijk mensen naar het evenement te krijgen. Plan ook wanneer je de formele uitnodigingen verstuurt en de RSVP datum, houd er rekening mee dat je wat tijd nodig hebt om de definitieve aantallen en dieetwensen door te geven aan je cateraar of locatie en ook om tafelschikking te plannen als je een formeel sit-down diner hebt.
5. Stijl van het evenement
Het is belangrijk om een idee te hebben van wat je met het evenement wilt bereiken voordat je beslist welk soort evenement je wilt houden. Het soort evenement valt normaal gesproken in een van de volgende drie categorieën: een borrel met hapjes, een maaltijd in buffetvorm, of een formele maaltijd. Als je de stijl van je evenement hebt bepaald, kun je de locatieopties bekijken.
6. Je locatie
Als de locatie niet op je eigen locatie/kantoor is, begin dan met het onderzoeken van mogelijke locaties en maak een lijstje met opties. Wanneer je potentiële locaties overweegt, houd dan rekening met de huurkosten van de locatie, de capaciteit, de bereikbaarheid (de locatie, openbaar vervoer, parkeermogelijkheden, toegang voor mindervaliden). Denk na over de indeling van de zaal: podia, dansvloer, audiovisuele apparatuur. Als er ter plekke eten wordt bereid, denk dan aan de grootte van de keuken en kookfaciliteiten.
7. Locatie inspecteren
Als je eenmaal een locatie hebt gekozen of een aantal opties op een rijtje hebt gezet, regel dan een inspectie van de locatie omdat dit mogelijke problemen aan het licht kan brengen. Als je het evenement op je eigen locatie/kantoor houdt, organiseer dan inspecties ter plaatse met je belangrijkste leveranciers (cateraars, band enz.).
8. Cateraars, menukeuze en dieetwensen
Als je je kerstfeest op je eigen locatie/kantoor geeft of op een locatie die geen eigen cateraar heeft, dan moet je de cateringopties onderzoeken. Het is belangrijk om dieetwensen te weten te komen wanneer gasten hun aanwezigheid bevestigen.
9. Muziek en entertainment
Het entertainment op de avond zelf kan een van de meest besproken aspecten van het hele evenement zijn en is iets dat echt kan helpen om collega’s en klanten samen te brengen. Kies het entertainment dat bij je evenement past. Er is geen tekort aan opties, met populaire ideeën zoals live-artiesten zoals bands, dj’s, komieken, circusacts of sprekers. Je kunt kiezen voor spelletjes zoals casinotafels, moordmysterie, reuzen-Jenga, arcademachines, jeu de boules, bowlen of minigolf. Andere hits zijn cocktails maken, wijnproeven en karaoke, terwijl entertainment in de zaal vaak goed in de smaak valt, zoals tafelgoochelaars, steltenlopers en karikaturisten. Vuurwerk is ook altijd goed voor een knallend feest! Zorg ervoor dat je gerenommeerde leveranciers kiest, wees duidelijk over wat je wilt en wat erbij komt kijken, want je vertrouwt op hen om ervoor te zorgen dat je gasten worden vermaakt en nogmaals, wees er vroeg bij, want goede leveranciers zijn vroeg volgeboekt.